我在大厂管项目：如何做好一份会议纪要？

编辑导语：**议纪要应该是每个职场人都曾经经历过的，但是我们真的能把它写好吗？本文作者从**议纪要的重要性出发，结合具体案例分享了写**议纪要的关键步骤和需要注意的问题，希望对你有用。

在日常的项目管理中，**议是一种很重要的沟通方式，很多项目在立项之初就**进行**议的参**人，时间频次，固定议题等多项内容的约定，可见**议在项目团队和相关干系人之间传递信息的重要性。

关于如何高效开**的内容和教程非常之多，在这里不拓展来讲如何开**，而是和大家谈谈如何如何做好一份**议纪要。

01 为什么要做**议纪要？

**议纪要做为整体**议过程和**议结论和下一步行动的重要载体，不仅需要真实还原和总结**议中各方的核心观点，有用和有指导性的发言，还有对**议内容深度的整理提炼。以及在一些正式的商务场合还**作为双边合作的重要共识发布；

**议纪要不同于**议记录，做为整体**议过程和**议结论和下一步行动的重要载体，虽然简单，但是想要做好却很不容易。

常见的一些不够专业的**议纪要大体上可以归为几类：

1. 流水账式**议纪要：洋洋洒洒记录了一大堆，每个人的发言都进行了记录，内容冗长无比，阅读和理解成本都很高；
2. 空心树式**议纪要：只见框架，不见核心内容和要点，读完之后，大致了解**议发生了什么，却不知道最终产生了哪些结论；
3. 断桥式**议纪要：缺少一些重要内容衔接，读完**议纪要后，各种疑问；

02 什么是一个好的**议纪要

我个人原则是：站在**议纪要的消费者视角，当一个未参**的人员读到这份**议纪要时，能够在较短的时间内（30秒-1分钟内），获得**议的议题，重要结论，核心观点和下一步行动，如同参加了一个浓缩版的**议。

基本上总结下来一个好的**议纪要要求是：

1. 真实还原，不偏不倚
2. 要点突出，结构清晰
3. 内容完整，合理取舍
4. 行动明确，责任清晰

03 案例剖析

一个**议纪要的实例（涉及隐私只保留**议纪要的框架）来做进一步的剖析：

**议纪要7步走：

第1步：提前指定**议记录人

在**议开始之初，挑选好合适的**议纪要负责人。

很多**议，在开始之初没有指定对应的**议纪要的负责同学，**议进行到一半，发现有一些问题讨论结论较多，很有可能**在**后忘记的时候才想起来找一个**议纪要的负责同学。

这种临时派工的行为很多时候**让被临时指派的同学倍感压力，因为很多之前讨论的内容可以大家都已经不太完整的记住了，如果这个临时指派的同学在之前还处在开小差的情况下，那就更糟糕了，不仅他回忆起来的**段少之又少，对于后续期望能够看到**议纪要的人，很遗憾也无法获得**议完整的要点。

第2步：还原**议参**人员

在**议纪要的开头，完整的记录下参**的人员以及缺席的人员，主持人和记录人。

为什么要记录下来缺席的人员？一方面是真实的反应参**的考勤情况，另外一方面我个人的习惯是对于一些重要的参**人员，如果临时缺席且**议又正常举行的情况下，作为**议的主持人或者记录人员，在**后主动向这些缺席的参**人员征询对**议结论的意见或反馈，是保证**议讨论达成一致和共识的完整性保障。

第3步：重述**议议题本身

在一个高效的**议过程中，主持人应该让参**全员围绕着**议议题有序开展讨论，以保证达成**议预期的目标产出。

同样在**议纪要的过程中，记录人应该专注于**议议题本身来进行整个纪要的梳理，这也是把本次**议的重点重提，让**后阅读的人员的重点更加聚焦。

第4步：讲好每个议题故事

每个议题在纪要的过程中，要当成是一个完整的故事来进行记录。

一方面是一些重要的背景和前提给到与**各方，然后参**者就这个议题和主持人给到的切入点进行详细且深入的讨论，或达成共识，或形成结论，或在某些地方仍存在分歧有待下次讨论。

在过程中，还有**有一些重要的方向性指导意见给出，也要完整的还原出来在，这种原话性的指导意见，忠于原话就好，不需要进行进一步的提炼和重述。

第5步：提供**议支持材料

如果有在**议前提前分享或在**议过程中支撑讨论的相关重要材料和内容，在**议纪要中，以**议支撑材料附件的形式附录进入**议纪要，以帮助**后的阅读者们获得理解上的支撑，以及参**者回溯。

第6步：进行议题反馈闭环

前面其实有**后征询缺席人员的反馈意见闭环；另一个重要的闭环就是在**议上达成的下一步行动，具体在**议过程中就要形成对该下一步行动的责任人，目标达成时间等内容，并在**后，或约定在下次**前完成。积极进行这些下一步行动点的跟踪，完结。

第7步：**议纪要的发送

发送前，邀请**议的相关核心人员进行必要的初稿审核，一方面是查缺补漏，另外一方面也是保证共识准确一致。

发送给到相关人员时，注意选择合适的发送渠道，比如我们有的时候**选择用钉钉文档的方式，有时在正式的**议纪要**使用邮件，有时**同时多渠道发送；

**到**议纪要本身的功能，发送渠道的选择因**议性质和内容而异，企业和团队的文化和沟通习惯而定，切勿一刀切。

其他的一些tips

• 颜色的运用：我的个人习惯是，标题性质的内容用醒目的颜色来进行标记，帮助阅读者获得整体**议纪要的框架。在重要结论或指示性结论处用红色字体进行标记；在下一步行动部分，使用绿色，灰色，**色，红色来标记下一步行动的状态和紧急程度；比如灰色就是”暂停/暂缓执行”,绿色为”已完成”等。
• 字数的要求：尽量要求言简意赅，在正常的阅读速度下，30秒能够阅读完毕整个**议纪要为佳。
• **议纪要的轻重：值得一提的是，并不是每个**议都需要上述正式的**议纪要。取决于**议议题的讨论深度，广度和重要性。适当做一些因地制宜的纪要内容调整，你的**议纪要**更加高效。

希望阅读完你也能写出一份专业的**议纪要来~ 也欢迎留言交流你的项目管理其他方面的困惑。

本文由 @拾初 原创发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议

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