做好这六点，终于开了个高效会议！

**议开得好，天天下班早！

“小明，晚上去happy呀”，晚上7点半，小明收到好基友小回的消息。

“happy个鬼，还在开**”。

“又开**，你怎么那么多**，大领导啊”

“呵呵，累的无力吐槽，都不想干了。。。。”

“说来听听，让哥开心下”

“呸”

“说认真的，啥情况，我帮你分析下”

小明开始倒豆子了（吐槽）：

1. **议严重**时：下午2点开这个月的计划总结**，通知的**议时长是3个小时，结果开到现在，还遥遥无期，我好多事还没做呢。
2. 集合慢：两点开**，我早早的去了，结果拖拖拉拉的集合，扯些有的没的，2点半才正式开始。
3. 发言拖沓：然后就是各部门大佬做总结和计划宣讲，规定每人不**过20分钟，结果就没少于半小时的，**部的老大更厉害，拿着一张表格，讲了一个半小时，内容也看不清楚，我无聊的都快睡着了。
4. 现场混乱：这个月目标没达成，老板说下个月要拿出可行性的计划，这个部门有困难，那个部门有想法，这不，讨论到现在，也没个结果，都快吵起来了。
5. 没有结果：晚上9点，**议终于结束了，无语的是，下个月可行性计划也没个结论，居然变成**后商议给方案，我去，**后商议！那开这一天干嘛，每次都**后商议，然后就没有结果了。

今天这样的**议都是常态了，我已经心力交瘁……

你们这**议效率太低了，哥给你几点建议:

一、高效**议的六个关键要素

1. 明确**议目的和产出

明确了**议的目的和需要产出的内容，统一参**人员的思想聚焦和产出期望，在大方向上就不**跑偏

例：如果**议的目的是就某件事情商议出解决办法，那么**议中就必须将大家提出的办法整理并决策，最后不管是投票也好，一人拍板也好，都要确定1-2种解决办法，否则你一句我一嘴，**开完了才发现什么结论都没有。

2. 确定**议的形式和流程

**议形式常见的：线上**议，线下**议。

**议流程：有明确的**议流程，才能保证**议在指定的时间内按照计划的方向发展。

例如：

好处：

1. 能基本保证**议在可控范围内；
2. 各部门有充足时间表达自己的观点；
3. 留有自由讨论时间，方便交流想法，达成共识。

3. 制定并申明**议制度（**议通知）

**议的几个痛点现象：

1. 拖拖拉拉不按时到**，等人聚齐20分钟过去了；
2. 个别人员太啰嗦，一个人讲了半小时还没讲到重点，又不好打断；
3. 边开**边办公，玩手机的，交头接耳的，进进出出的。

这些情况也都是现在大多数**议的常态，很多人中招，可是也觉得很无辜，我太忙了，不边开**边做，怎么搞的完，其实这样就是个恶性循环，**议效率下降了，事情没解决，还得重复做，重复开**。

那如何避免这样的情况呢？

**议制度很重要！！！

**议制度包含的内容：

1. **议的流程；
2. **议必须遵守的约定；
3. 违反约定的惩罚措施。

而这些**议制度，需要在发送**议通知的时候进行告知并重点申明。

PS：这种**议制度，一开始肯定缺乏公信力，那么就需要拿几个人“杀鸡儆猴”，当然措施也不能太过强硬。

参考：违反制度的，**议结束前，面对面建个群，发个红包；为**议的茶歇买单等等。

逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则，这样逐渐推广下去，违反制定的人肯定越来越少。

4. 做好**前准备

内容包括：

内容：

1. 设备调试，如投影仪，视频设备等；
2. 物料准备：**议中需要用到的笔，纸，周边材料等；
3. 资料准备，**议中需要用到的文件。

5. **议纪要

**议纪要是一场**议的灵魂，如果没有**议纪要，那么可能导致的结果是，大家对**议最终的结果理解和后续安排各不相同，**议中提出的争议事项，待解决事项，和一些关键想法，可能产生遗漏。

**议记录有两个要点：

（1）提前安排**议记录人

提前不明确**议记录人，可能**出现都认为有人记录，结果谁都没有记录的情况。

（2）**议纪要的格式

很多人写**议纪要就像是记流水账，***说了***；****又说了***，这样的**议纪要是没人愿意看下去的，**议纪要相当于是概括总结，要让大家在几分钟内快速get**议要点。

主要包括以下几个部分的内容：

内容：

1. **议基础信息：**议主题，时间，参**人；
2. **议达成的关键结论或要点问题；
3. **议待协商处理事项及对应的责任人，完成时间。

重点内容，可以特殊颜色或加粗标注。

6. **议后续跟踪

对于一些待商议决策事项，或者是任务分工，**议后续需要**议组织方持续跟踪，例：针对**议提出的***问题，需要**部门提出解决方案，对应的责任人，完成时间，都需要形成跟踪表，发送给**议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。

二、参**人如何实现价值最大化

1. **议组织者

作为**议的组织者，必须要负责**议流程和制度的执行，职责包括：

1. **前准备：发送**议通知，**议前及时收集各部门的汇报资料，对不符合要求的打回重做，避免在**议上浪费大家的时间；
2. 联系参**人员快速到场：可通过电话，面催，或者在公司大群里呼叫；
3. **时提醒：**议中准备计时器，**时提醒，严重**时可直接中止；
4. 主题把控：一旦出现跑题的现象，及时打断拉回；
5. 制度执行：对于约定的违反规则需要做出的惩罚，监督执行，起到震慑作用。（一般是人资或者是行政部门）

2. **议决策者

**议决策者，作为权威，需要给出态度和决策来：

作用：

1. 辅助支持**议组织者：**议组织者在执行**议职责时可能**遇到不配合的情况，决策者及时帮腔，可提升**议效率。
2. 表明态度，给出响应：对于各部门的发言，及时点评，好的在哪可以改进的在哪，这样有利于改善进度，同时其他部门也**借鉴参考。
3. 作为裁判，对争论不休的分歧点做出决策。

3. **议发言者

发言者是**议内容重要组成部分，**议发言者在公众场合的表现，对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要：

提升方向：

1. 做好充足**前准备：ppt的内容，展现形式，演讲节奏，都要提前模拟测试下，确保有价值且高效。
2. 遵守**议制度，做好榜样

4. **议参与者

1. 对**议议题拾漏补缺；
2. 遵守**议制度，不影响**议进行；
3. 抱着认真学习的态度，虚心听取其他部门的宣讲，这也是开拓视野和学习的机**。

三、高效**议管理实操—计划总结**

针对小回提出的建议，小明认真跟行政部门沟通了下，行政的老大感觉非常受用，在获得了老板的认可和支持后，在公司群点名表扬了小明，然后开始了**议的改革，小明再次参加**议，感受完全不一样。

1. **议前

小明收到了行政发来的**议邀请，内容包括：

（1）**议流程

• 日期
• 时间
• 发言人
• 备注

（2）**议制度：

**议中出现以下行为，由行政统计，乐捐20元，作为下次**议的茶歇基金：

1. 开****过5分钟未到场
2. **议过程中另行他事，被行政发现2次及以上的
3. 发言**时10分钟以上的

（3）**议汇报资料模板

小明整理好汇报资料 ，老大认真过了一遍，提出了修改建议。

资料提前一天发给行政，行政审核通过了，有几个部门被行政打回重做了。

2. **议中

1. 9点开**，居然第一次在9点5分之前人到齐了。
2. 行政姐姐简短的讲解了**议流程与制度，并准备了计时器
3. 运营部老大汇报时，果然还是**时了，计时器报警，现场有点尴尬，老板发话了：讲重点，运营老大后面加快了速度，再到其他部门讲的适合，基本都按时汇报完了，连老大难的市场部这次也只**时了10分钟。
4. 行政小姐姐全程记录了**议过程中提到的争议项和待决策事项，各部门汇报完之后就这些事项逐一商议，大部分事项都给出了解决措施，实在不能当场解决的也提供了完成时间，责任人，预计完成效果。

3. **议后

结果：

1. 原计划3小时的**议，在3个半小时内完成。
2. 行政姐姐在**议结束后2小时内，向**议相关人员发出了**议纪要，并重点@了需要提供后续方案的老大。老板还回复了邮件表扬行政姐姐。
3. 三天后，按照约定情况，行政小姐姐对待解决事项的完成进度进行了跟踪发布。

四、其他类型**议管理要点

计划总结**是企业日常管理过程中比较常见的**议类型，主要特点是由几个代表汇报发言，比较正式，为保证**议高效，对流程的把控非常重要。

除了计划总结**外，工作中还有2种类型的**议：分享**，脑暴**。

1. 分享**

例：优秀员工分享，成功项目分享。

企业内部定期组织分享**，可以加深学习的氛围，共同进步，但是很多企业的分享**都变成例行公事的现场，参**人员不认真聆听，分享人员讲的枯燥乏味。

那么一场高质量的分享**应该是怎么样的呢？

（1）准备**前调研

尽管是针对同一个主题，分享人打算分享的内容和形式，往往不是聆听人想要了解的，讲的不感趣，自然不认真听了。所有准备分享资料之前，可以先开展一轮调研，了解大家想要学习的内容，和喜欢的分享形式。

调研形式：

1. 访谈几种不同类型的接受分享人；
2. 向参**人员发送调研问卷

（2）分享展示优化

分享展示的文件形式很重要，观众接收信息是视觉和听觉的结合，视觉占很大部分的比重（这就是为什么我们看电视，没有字幕就感觉非常不习惯）。

所以分享文件要避免密密麻麻堆积的文字表格。采用图文结合再加上一定的动态特效，**让效果加倍。

（3）过程互动

**议过程中如果只是一味的单方输出，那么参**人很容易走神，也缺乏参与感，**议过程中增加一些互动环节，可以调动整体**议的活跃性。

2. 脑暴**

例：策划案创意脑暴

脑暴**是所有**议中最难的一种，因为对**议的结果一开始是完全无法预测的

管理要点：

（1）组建无领导讨论小组

组建小团队的无领导讨论小组，小团队可以保证大家都有发言的机**，充分参与进来，吸收不同思维的想法。

无领导小组，可以避免领导权威性对组织的影响，束缚其他成员表现机**。

（2）小组PK机制

加入PK机制，可以激发大家的好胜心，从而调动大家的积极性。

（3）小组成员均匀分配

1. 每个小组要保证类型的均衡，如来自不同部门的，或者不同个性的，这样可以避免思维的偏向性；
2. 小组需要一个隐形领导，隐形领导负责调动大家的积极性和思维发散。

（4）创意引导

让大家开展创意讨论，开始之前需要先做创意引导，如：一俩个优秀的案例，或者是一个场景模拟等，这样可以方便大家打开思路，而不是干讨论。

（5）讨论结果再深挖

参**成员是无法直接给出你想要的答案，他们往往提出的只是一个思维方向，或者是一个思维点，所以**后需要就**议的结果再深挖，配合本身专业特性，组合成合适的创意想法。

最后，**议本身是为了更高效的解决问题，但是往往大多数企业都**遇到低效**议的痛点，希望以上的分享能给帮助大家提高工作效率，早点下班！

作者：瑶光；微信公众号：回了CRM，某互联网自媒体联合创始人，曾在零食top3品牌负责用户体验管理。

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